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接客マナーは大丈夫ですか?

オフィスに来客があったとき、あなたはどう対応されるでしょうか?接客対応は、ビジネスマナーの基本とも言われており、あなたの振舞い次第で会社のイメージアップにもつながるのです。

受付のあるオフィスであれば、最初の接客は受付係がすることになります。しかし、受付のないオフィスの場合、来客に気付いたらすぐに席を立ち、笑顔で「いらっしゃいませ」と言っておきましょう。間違っても、座ったままで相手を見て、相手が話し出すまで黙っているということは止めてくださいね。お客様にとって、最初の一言がそのオフィス全体のイメージになるのです。相手が話し出すまで黙っていると、「何だか沈んだ雰囲気のオフィスだな・・・」という印象を与えてしまい、その後の会話の雰囲気も沈んだものになりがちです。

さて、笑顔で「いらっしゃいませ」と声をかければ、たいていは向こうから名前と用件を言ってくるでしょう。アポイントをすでに取っている方であれば、「いつもお世話になっております。お待ちしておりました。」と歓迎の言葉を言っておきます。この一言があるだけでも、相手に与える印象がだいぶ違います。あとは担当者に引き継いでおけばOKです。

一方、アポイントを取っているかどうかが分からない場合は、「大変失礼ですが、お約束の件でございますか?」と聞いておきましょう。「アポイントは取っておられますか?」などと聞いてはいけません。「アポイントなしの客は歓迎しない」という印象を与えてしまいますから。もし、アポイントなしの訪問であれば、待合室に案内し、担当者に引き継ぎます。担当者が不在である場合は、「あいにく担当者が不在なのですが、いかが致しましょうか?」と、相手の意向を確認して、その後の行動を決めておけばOKです。

訪問時のマナーを学んでおこう!

お客様の会社やオフィスを訪問する時の、「ダメマナー」について勉強してみましょう。まず、訪問前には必ずアポイントメントを取っておきます。「訪問販売」や「飛び込み営業」でもない限り、アポイントなしでの訪問は絶対にいけません。もちろん、アポイントを取るときには、出来るだけ相手の都合に合わせるようにして下さい。また、約束時間の5分前に訪問することがマナーだとされています。

さて、相手のオフィスに到着した時、当然ですが身だしなみは整えておきたいですよね。しかし、訪問先のお手洗いなどで身だしなみを整えるのはご法度です。トイレ内に、先方の従業員の方がいるかもしれませんし、その人の前で身だしなみを整えるのは完全なマナー違反なのです。したがって、近くの喫茶店などで整えるようにしてください。本来であれば、手鏡をカバンの中に入れておき、相手のオフィスから少し離れた所で身だしなみを整えるのが基本です。

オフィスに入り、応接室に案内されたら、「どうぞ、お入り下さい」と言われるまで入ってはいけません。また、担当者が来るまでは椅子に座っても良いのですが、浅めに座っておくことをオススメします。担当者が来た時に、すぐに立ち上がれるようにしておくためですね。さらに、立ち上がって担当者に挨拶をした時、自分の方から座ろうとする人がいますが、これも完全なマナー違反です。「どうぞ、おかけ下さい」と言われるまでは立っておきましょう。

なお、手土産がある時などは、担当者が座った直後が渡すタイミングです。間違っても、受付の人や案内係に渡すようなことはしないで下さいね。

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