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接客マナーの基本をマスターしよう!

オフィスに来客があったとき、あなたはどう対応されるでしょうか?接客対応は、ビジネスマナーの基本とも言われており、あなたの振舞い次第で会社のイメージアップにもつながるのです。

受付のあるオフィスであれば、最初の接客は受付係がすることになります。しかし、受付のないオフィスの場合、来客に気付いたらすぐに席を立ち、笑顔で「いらっしゃいませ」と言っておきましょう。間違っても、座ったままで相手を見て、相手が話し出すまで黙っているということは止めてくださいね。お客様にとって、最初の一言がそのオフィス全体のイメージになるのです。相手が話し出すまで黙っていると、「何だか沈んだ雰囲気のオフィスだな・・・」という印象を与えてしまい、その後の会話の雰囲気も沈んだものになりがちです。

さて、笑顔で「いらっしゃいませ」と声をかければ、たいていは向こうから名前と用件を言ってくるでしょう。アポイントをすでに取っている方であれば、「いつもお世話になっております。お待ちしておりました。」と歓迎の言葉を言っておきます。この一言があるだけでも、相手に与える印象がだいぶ違います。あとは担当者に引き継いでおけばOKです。

一方、アポイントを取っているかどうかが分からない場合は、「大変失礼ですが、お約束の件でございますか?」と聞いておきましょう。「アポイントは取っておられますか?」などと聞いてはいけません。「アポイントなしの客は歓迎しない」という印象を与えてしまいますから。もし、アポイントなしの訪問であれば、待合室に案内し、担当者に引き継ぎます。担当者が不在である場合は、「あいにく担当者が不在なのですが、いかが致しましょうか?」と、相手の意向を確認して、その後の行動を決めておけばOKです。

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